Już 25 września 2024 roku wchodzi w życie nowa ustawa o ochronie sygnalistów, która nakłada na firmy zatrudniające powyżej 50 pracowników obowiązek wprowadzenia procedury zgłoszeń wewnętrznych. Przedsiębiorstwa muszą być gotowe na spełnienie nowych wymogów, co oznacza, że do 6 września powinny być już przygotowane odpowiednie wzory dokumentów oraz wybrani przedstawiciele do konsultacji treści procedur. W tym artykule przeanalizujemy, kto musi wdrożyć nowe regulacje oraz jakie kroki należy podjąć, aby spełnić wymagania ustawy i uniknąć potencjalnych kar.
I. Kto i kiedy musi wdrożyć nowe obowiązki w swojej firmie
Prezydent podpisał ustawę o ochronie sygnalistów, która już 25 września wchodzi w życie. Na ten dzień firmy, które zatrudniają więcej niż 50 pracowników (w przeliczeniu na etaty, niezależnie od podstawy zatrudnienia) muszą wdrożyć w swojej działalności tzw. Procedurę zgłoszeń wewnętrznych i spełnić szereg obowiązków z tym związanych.
Biorąc pod uwagę treść przepisów, aby w pełni zdążyć z wdrożeniem procedury już na 25 września 2024 roku, to już w dniu 6 września 2024 roku twoja firma musi mieć przygotowane wzory dokumentów. Dodatkowo, jeśli nie działają u ciebie związki zawodowe, to do 6 września w twojej firmie powinni zostać wybrani przedstawiciele, z którymi konsultowana będzie treść procedury.
Czasu nie pozostało więc wiele, a jeśli weźmiemy pod uwagę okres urlopowy – to zostało go jeszcze mniej.
Niektóre podmioty mają obowiązek wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych niezależnie od liczby zatrudnianych osób – takimi podmiotami sa przede wszystkim biura rachunkowe.
2. "Czy naprawdę potrzebuję procedury zgłoszeń wewnętrznych? Przecież to kolejny nikomu niepotrzebny wymysł!”
W mojej ocenie potrzebujesz! Niezależnie od kar jakie przewiduje ustawa (wskazałem je w punkcie 3).
Ustawa obowiązuje, niezależnie od woli przedsiębiorcy. Przy czym warto zadbać o dobrze funkcjonujący i przystępny system zgłoszeń wewnętrznych.
Ustawa przewiduje, że ochroną prawną dot. Sygnalistów (zgłaszających) objęte sa zgłoszenia dotyczące:
- Korupcji
- Zamówień publicznych,
- Usług, produktów i rynków finansowych,
- Przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu,
- Bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
- Bezpieczeństwa transportu,
- Ochrony środowiska,
- Bezpieczeństwa żywności i pasz
- Ochrony konsumentów,
- Zdrowia publicznego,
- Zdrowia i dobrostanu zwierząt,
- Kwestii rodo,
- Bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
- Rynek wewnętrzny unii europejskiej, w tym publicznoprawne zasady konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawny
- Ochrona radiologiczna i bezpieczeństwo jądrowe
Każda nieprawidłowość dotycząca tych kwestii w twojej firmie może być przedmiotem zgłoszenia przez sygnalistę – który z kolei podlega szerokiej ochronie prawnej.
Informacja sygnalisty o naruszeniu może zostać zgłoszona zgodnie z ustawą:
- W ramach zgłoszenia wewnętrznego – tj. Zgłoszenie w ramach struktur twojej firmy,
- W ramach zgłoszenia zewnętrznego – rzecznikowi praw obywatelskim lub innym właściwym organom (np.: prezes uokik, puodo)
- W drodze ujawnienia publicznego – czyli poprzez podanie informacji do szerokiej wiadomości publicznej (np.: w mediach).
Informacja
Warto więc zadbać o przyjazny i sprawnie działający system zgłoszeń wewnętrznych. Jest to w interesie twojej organizacji. Zachęcasz do pozostawienia problemów „w rodzinie”. Dodatkowo zyskujesz możliwość poprawy funkcjonowania swojego przedsiębiorstwa i wykrycia nieprawidłowości, o których pracownicy być może boją się tobie powiedzieć.
3. Czy za brak wdrożenia grożą mi jakies kary?
Niestety tak. Ustawa przewiduje karę grzywny za:
- Nieustanowienie procedury,
- Ustanowienie procedury niezgodnie z przepisami,
- Nieprzestrzeganie procedury.
Ukarane mają być osoby odpowiedzialne za ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych (zarząd, kierownik działu hr, inne osoby odpowiedzialne za wdrożenie procedur w organizacji).
4. Checklista – czyli co musisz przygotować na 25 września 2024 roku?
Poniżej przygotowałem dla ciebie listę działań jakie powinieneś podjąć, aby prawidłowo wdrożyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych:
- Sprawdzenie aktualnie obowiązujących rozwiązań w twoim przedsiębiorstwie (np.: kodeksy dobrych praktyk, polityka aml, regulamin pracy),
- Opracowanie i ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych,
- Opracowanie i wdrożenie zgodnego z ustawą sposoby przekazywania zgłoszeń,
- Wyznaczenie osoby lub jednostki do przyjmowania zgłoszeń,
- Wyznaczenie bezstronnej osoby lub jednostki do rozpatrywania zgłoszeń,
- Przygotowanie zrozumiałych i dostępnych informacji dla potencjalnych sygnalistów,
Dodatkowo już w trakcie obowiązywania procedury powinieneś:
- Podejmować zgodnie z ustawa działania następcze po zgłoszeniach sygnalistów,
- Przekazywać informacje zwrotne dla sygnalistów w odpowiednim terminie,
- Prowadzić rejestr zgłoszeń zgodnie z wymogami ustawowymi.
5. Czy jeśli zatrudniam mniej niż 50 osób, to mam jakieś obowiązki?
Tak! Fakt, że nie masz obowiązku wprowadzenia procedury zgłoszeń wewnętrznych – nie znaczy, że zgłoszenia sygnalistów ciebie nie dotyczą. Pracownicy, współpracownicy nadal mogą zgłaszać nieprawidłości i korzystać z ochrony. Przy czym zgłoszenia takie odbywać się będą zewnętrznie – do organów i publicznie.
Warto więc zastanowić się nad wprowadzeniem własnej procedury i umożliwić zgłoszenia wewnętrzne dobrowolnie. Zachęci to pracowników do zgłaszania problemów wewnętrznie. Problemy zostaną „w rodzinie”, a twoja firma zyska możliwość rozwiązania problemów wewnętrznie i wdrożenia odpowiednich działań naprawczych. Być może rozwiązanie takie zachęci pracowników, do informowania pracodawcy, o problemach, o których boją się mówić swoim bezpośrednim przełożonym.
Pomoc Legitimate
Obowiązek wdrożenia ustawy o sygnalistach dotyczy twojej działalności, zastanawiasz się jak to zrobić, a może chcesz skorzystać z naszej pomocy. Nasz zespół chętnie wesprze ciebie w realizacji tego obowiązku. Skontaktuj się z nami mailowo: lukasz.szczepaniak@legitimate.pl