10 sposobów prawnych jak zabezpieczyć i przyspieszyć rozwój Twojego biznesu

W biznesie nie ma drogi na skróty. To wszyscy wiemy.

Rozwój firmy to wypadkowa pracy na wielu obszarach. W końcu nic nie spada z nieba.

Twoja konkurencja nie śpi, idzie do przodu. Z tego powodu warto stymulować biznes do rozwoju, pomagać sobie na różnych płaszczyznach. Automatyzować, wprowadzać procedury, upraszać procesy, testować. Jednym z obszarów, często zaniedbywanym przez przedsiębiorców, są zabezpieczenia i wdrożenia prawne. To błąd. Mądre wykorzystanie narzędzi, które daje nam prawo może być świetną podstawą bezpiecznego rozwoju firmy, a często sposobem na jej turbodoładowanie.

Zdradzę Ci też, jak działa wielu przedsiębiorców: gasi pożary, zamiast zapobiegać ich powstaniu. W czasie, gdy Twoje środowisko biznesowe podrzuca Ci rozpałkę pod same drzwi, a zmiany prawne, nieuczciwa konkurencja, nierzetelni kontrahenci, kryzysy gospodarcze czy inne nieprzewidziane sytuacje biznesowe podlewają to wszystko benzyną, bądź o kilka kroków do przodu i powiedz: nie martwię się, byłem na to dobrze przygotowany.

Na dobry początek Twojej drogi w biznesie, przedstawiam Ci listę 10 sprawdzonych sposobów prawnych jak zabezpieczyć i przyspieszyć rozwój Twojej firmy.

Uwaga! Rozwiązania prawne testowano na przedsiębiorcach! 😉

1. Czytaj umowy, nie zawieraj porozumień dżentelmeńskich

Zdziwisz się jeśli napiszę, że ponad 40% Polaków nie czyta umów przed ich podpisaniem?

Mam nadzieję, że ta statystyka nie dotyczy Ciebie i Twojego biznesu. Zawsze czytaj kontrakt, który zamierzasz podpisać. Nie kupuj kota w worku. Sprawdź, jakie masz prawa i obowiązki umowne. Jak i kiedy płatna jest cena, na jakich zasadach możesz weryfikować pracę kontrahenta, czy wypowiedzieć mu umowę. Pisemny kontrakt to Twoja broń na nierzetelnych podwykonawców, czy nieterminowych kontrahentów. Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości dotyczące treści umowy – nie wstydź się zapytać prawnika o pomoc, czyli analizę umowy.

Zapomnij też o umowach dżentelmeńskich. W sytuacjach konfliktowych trudno jest wykazać przed sądem jakie były dokładne założenia umowy zawieranej ustnie. Zabezpiecz swoje interesy i podpisz dobrą umowę na piśmie.

2. Pilnuj swojego know-how i tajemnicy przedsiębiorstwa

Pilnuj jak źrenicy oka swego…. know -how firmowego 😉

Jeśli Twoja firma rozwija się poprzez kontrakty z zagranicznymi dostawcami, jeśli masz unikatowe procedury, jeśli rozgryzłeś sposób jak być kilka kroków przed konkurencją: zabezpiecz tą wiedzę, by nie dotarła do firm, które mogłyby z tej wiedzy skorzystać bez Twojej zgody.

Absolutny must-have w obecnym świecie biznesu to podpisywanie z pracownikami, czy kontrahentami:

• NDA – czyli umów o zachowaniu poufności;
• umów o zakazie konkurencji.

Kary umowne to narzędzie, które może Cię skutecznie ochronić przed wyciekiem informacji z Twojej firmy, czy wrogim przejęciem Twoich pracowników. Podpisanie takich umów to standard, nic nie kosztuje – a może oszczędzić Ci sporo niepotrzebnego stresu.  Chyba nie chcesz, żeby Twoje strategie sprzedażowe, wypracowane know-how, czy listy dostawców i klientów trafiły do konkurencji?

3. Testuj treści prawne na swojej stronie pod kątem UX

Wielu przedsiębiorców wydaje spore budżety na UX, grafików, nowe funkcje na swojej stronie internetowej. Zadbaj o to, aby tego dobrego wrażenia nie zepsuły trudne, niezrozumiałe kwestie prawne. Wielu potencjalnych klientów rezygnuje z zakupu, gdy musi odklikać wiele zgód (tzw. checkboxów), czy zgodzić się na postanowienia, których nie rozumie.

Zakończenie ścieżki zakupowej ma być kropką nad i, ostatnim segmentem lejka. Pamiętaj:

• im mniej checkboxów, tym lepiej. Działaj legalnie, ale nie na wyrost;
• treści prawne zapisuj prostym, transparentym językiem;
• obowiązki informacyjne spełniaj warstwowo, odsyłając np. do treści dokumentów.

Zrób też test jak szybko Twój znajomy jest w stanie odszukać na Twojej stronie ważne informacje: jak reklamować produkt / usługę, jak go zwrócić, czy jak się z Tobą skontaktować. Możesz się zdziwić, jak w wielu e-sklepach takie informacje są zakamuflowane. Klient, który poświęca wiele czasu na ich odnalezienie jest sfrustrowany, a to może wpłynąć na rezygnację z kolejnych zakupów.

4. Daj więcej klientowi, niż wymaga od Ciebie prawo

Przepisy prawna nakładają na przedsiębiorców wiele obowiązków prawnych. Wykorzystaj je na swoją korzyść. Daj coś więcej, niż Twoja konkurencja.

Przykład? 14 dni na odstąpienie od umowy podczas zakupów on-line? Daj swoim klientom 30 dni. Wyróżnisz się na tle konkurencji. A do tego… zobaczysz jak wiele osób zapomni w ogóle o tym, ze zamierzało w ogóle dokonać zwrotu. Mając dużo czasu, Twoi klienci odwlekają to na ostatnią chwilę i tracą czujność. Współczynnik zwrotów zwykle maleje.

Reklamację należy rozpatrzyć w 30 dni? Bądź przedsiębiorcą, który odpowie na pismo do 7 dni. Bezproblemowa, błyskawiczna obsługa klienta zawsze wychodzi na plus. Jeśli masz masz możliwość – zadzwoń do klienta, przeproś za problem. Dzięki temu, pomimo wpadki, zbudujesz relację z klientem.

5. Wybierz odpowiednią formę prowadzenia biznesu i płać mniej podatków

Rozpoczynając prowadzenie swojego biznesu staraj się wybrać najbardziej optymalną – czyli korzystną – formę jego prowadzenia. JDG, spółka osobowa czy może spółka z o.o.? Nie ma jednej uniwersalnej odpowiedzi. Każda z form ma swoje plusy i minusy. Należy wybrać mądrze, analizując biznes plan z prawnikiem. Pamiętaj też, że formę zawsze możesz zmienić, np. w drodze przekształcenie. W biznesie warto być elastycznym.

Zakładając firmę, spójrz na kilka lat do przodu. Zabezpiecz umowę spółki na różne okoliczności: wielkiej klapy, ale też wielkiego sukcesu. Wielu współwłaścicieli poróżniają sytuacje zarówno wysokich zysków (i tego na co je przeznaczyć), jak i strat. Warto również pomyśleć, czy zgodzimy się na sprzedaż udziałów wspólnika, a może chcemy mieć prawo ich pierwokupu.

Poza tym porozmawiaj o optymalnych formach rozliczeń podatkowych. Jeśli Twój biznes się rozwija, a nie planujesz przekroczyć 10 milionów zł przychodu, dobrym rozwiązaniem będzie na przykład mały CIT i spółka komandytowa. Gdy rozpoczynasz przygodę z małym e-commerce z rękodziełem, warto rozpocząć od JDG (na początku koszty związane z funkcjonowaniem spółki i pełną księgowością mogą być zbyt duże). Każdorazowo korzystaj z pomocy prawnika i doradcy podatkowego, który pomoże Ci wybrać korzystną podatkowo formę prowadzenia działalności. Wielu naszych Klientów było zdziwionych, jak wiele dzięki temu oszczędziło.

6. Zarejestruj nazwę swojej firmy i logo – chroń je przed kradzieżą

Jedną z większych wartości każdej firmy jest jej nazwa i logo, czyli identyfikacja wizualna i słowna.

Na rozpoznawalność marki i zaufanie do niej pracuje się latami. Skoro inwestujesz w rozwój marki sporo środków i zasobów czasowych, zabezpiecz ją przed kradzieżą. Zarejestruj znaki towarowe: słowne (nazwa firmy) i słowno-graficzne lub graficzne (logo firmy). Dzięki temu:

• zabezpieczysz swoją nazwę i logo przed działaniami nieuczciwej konkurencji;
• nie martwisz się, że ktoś „zdejmie” Twoją domenę www bo zarejestruje nazwę Twojej firmy przed Tobą;
• Twój znak towarowy może być przedmiotem obrotu (sprzedaży, dzierżawy);
• możesz korzystać z optymalizacji podatkowych.

Koszt rejestracji jednego znaku jest nieduży w perspektywie tego, jak wiele możesz zyskać. Napisz do nas i dowiedz się jak wygląda procedura rejestracji w Polsce czy w Unii Europejskiej.

7. Dbaj o obieg danych osobowych w firmie

Wdrożone, czy przypudrowane? Pamiętaj, że obowiązkiem każdego przedsiębiorcy jest nie tylko posiadanie polityki prywatności na stronie internetowej, ale i wewnętrznych procedur z zakresu ochrony danych osobowych.

Procesy dot. ochrony danych osobowych powinny być proste i przyjazne dla Ciebie i Twoich pracowników. Jeśli wdrożysz je z głową, to nie będą zbędną papierologią, a pomocnym narzędziem w bieżącej pracy Twojej firmy. Procesy mogą znacznie usprawnić pracę Twojej firmy, zwłaszcza jeśli z naszą pomocą wdrożysz je przy użyciu checklist i schematów, które samodzielnie odtworzy Twój pracownik.

Brak wdrożenia przepisów RODO może narazić Cię na sporo nieprzyjemności – kary finansowe, ale i stresujące kontrole z urzędu. Warto mieć wszystko dopięte na ostatni guzik.

8. Bądź gotowy na zagrożenia cybernetyczne i ataki hakerskie

Prowadzisz biznes on-line? Jeśli tak, to odpowiadasz nie tylko za bezpieczeństwo swoje, lecz przede wszystkim użytkowników, którzy kupują w Twoim sklepie, czy korzystają z Twoich usług on-line. 

Z tego powodu przestrzeganie podstawowych zasad cyberbezpieczeństwa powinno być nie tylko dobrym nawykiem każdego rozsądnego przedsiębiorcy, lecz jest również obowiązkiem prawnym, z którego może zostać rozliczony. Rozliczony nie tylko przez urzędy, lecz przede wszystkim przez klientów. Wyciek danych osobowych, atak hakerski, oszustwa związane z płatnościami – takie sytuacje mogą zostać nagłośnione na przykład przez Twoją konkurencję, powodując spore problemy wizerunkowe firmy i znaczny spadek konwersji. 

Jeśli jesteś rozsądnym właścicielem biznesu, to:

1. Regularnie weryfikuj każde nieprawidłowości i podejrzane zachowania w swoim sklepie, w szczególności w odniesieniu do systemu płatności.
2. Monitoruj na bieżąco sieć i reaguj w sytuacji sztucznego ruchu generowanego przez boty, blokując go np. narzędziami antyDDos.
3. Zobacz, czy nie masz dziwnych integracji/skryptów zainstalowanych inaczej niż jako moduł sklepu, które łączą się z bazą lub pozwalają na upload plików na serwer.
4. Sprawdź, czy posiadasz kopie bezpieczeństwa i możliwość przywracania z nich systemów.
5. Pamiętaj o rzeczywistym wdrożeniu zasad ochrony danych osobowych, czyli posiadaniu dokumentów prawnych i procedur RODO w swojej firmie.
6. Wprowadź wszędzie gdzie to możliwe bezpieczne, dwuskładnikowe uwierzytelnianie. Utwórz skomplikowane hasła (RH57h$^3392!!).
7. Wyłącz funkcję automatycznego logowania z pęku kluczy, zmień nazwy adminów z admin 1, admin 2 na trudniejsze do odgadnięcia nazwy.
8. Ogranicz ilość osób, które mają dostęp do środowiska Twojego sklepu.
9. Wprowadź w swojej firmie procedury alarmowe. Upewnij się, że masz zaplecze IT, które zna środowisko Twojego e-commerce i w razie potrzeby sprawnie pomoże, bez utraty cennego czasu. Nawiąż kontakt z prawnikami, którzy omówią z Tobą procedury bezpieczeństwa i podejmą w Twoim imieniu zgłoszenia w przypadku utraty danych osobowych, czy ataku hakerskiego. Przepisy prawa dają Ci na to zaledwie 72 godziny.

Więcej o cyberbezpieczeństwie przeczytasz tutaj.

9. Uwzględniaj zmiany prawne w swoim biznes planie

Liczba nowych aktów prawnych i regulacji, z którymi powinien zapoznać się przedsiębiorca bywa przytłaczająca. Niestety, nieznajomość prawa szkodzi – nie możesz powołać się na to, że nie przestrzegasz przepisów dlatego, że o nich nie wiedziałeś.

Z tego powodu, staraj się być na bieżąco ze zmianami prawnymi, które dotkną Twój biznes.

W niedługim czasie będziesz musiał wdrożyć ustawy implementujące unijną dyrektywą Omnibus i kilka innych aktów prawnych, które bardzo mocno wpłyną na rynek e-commerce i biznes off-line. O planowanych zmianach możesz przeczytać na przykład tutaj.

Zmiany uwzględniaj z wyprzedzeniem w swoim biznes planie, strategiach marketingowych, interfejsie strony internetowej. Jeśli nie chcesz niczego ominąć, zapisz się do naszego darmowego newslettera Legitimate z alertami prawnymi dla biznesu: klikając w link.

10. Badaj ryzyka prawna, polub procedury

Zrób listę sytuacji, które mogą sprawić, że Twój biznes może wpaść w tarapaty. Na jej podstawie przygotuj ze swoim zespołem procedury awaryjne, które w takich przypadkach pozwolą Wam spaść na cztery łapy.
Przykłady?

Wypadek pracowniczy, zatrzymanie łańcucha dostaw, wybuch epidemii, atak hakerski na stronę internetową i utrata danych, niezapowiedziana kontrola z urzędu.

Tworząc procedury, czyli schematy działania w firmie:

• w wielu przypadkach zapobiegasz powstaniu problemom (np. wdrażasz mechanizmy cyberbezpieczeństwa, podpisujesz umowy chroniące Twój interes);
• minimalizujesz potencjalne straty – bo potrafisz szybko zadziałać, nie tracisz czasu;
• Twoi pracownicy wiedzą jak reagować, nawet jeśli jesteś nieuchwytny (np. wiedzą jak zareagować na kontrolę, kogo poinformować, jakie dokumenty można pokazać, a jakie nie);
• jesteś świadomym przedsiębiorcom, który dobrze zarządza ryzykiem prawnym i biznesowym.

I ogólna uwaga na koniec. Pamiętaj też, że…. z usług prawnych nie korzysta się tylko wtedy, gdy już wybuchnie pożar. Prawnik to partner w rozwoju Twojego biznesu. Warto współpracować z zaufaną kancelarią prawną, która o kilka kroków wcześniej ostrzeże Cię przed potencjalnymi zagrożeniami prawnymi, czy poprowadzi za rękę przez gąszcz przepisów.

Zarówno my, prawnicy z Legitimate, jak i wielu naszych kolegów po fachu to osoby, których zadaniem jest dbanie o Twoje bezpieczeństwo prawne, dzięki któremu będzie spokojnie i rozwijał swój biznes.